La Réunion : Plaie du XXIème siècle ou Meilleur Outil pour la Réussite de vos Projets ?
Pourquoi on les déteste ?
Pourquoi on doit les aimer ?
Comment bien organiser sa réunion
Logistique
Réunion en présentiel
La réunion à distance, cas particulier qui ne l'est plus
Responsabiliser et impliquer d'autres personnes
Constat :
Solution potentielle
Risque et opportunité
L'ordre du jour
Le Compte-rendu
Les incidents et leurs solutions
Les Types de Réunions
AIC : animation à Intervalle Court
Tour de table
Avantages
À mettre en place
Facteurs de succès
Réunion de lancement
Acteurs
Organisateur
Pré-requis
Facteur de succès
Gate reviews
Acteurs
Objectif
Réunion de réception – livraison
Acteurs
Objectif
Réunion d'Avancement
Objectifs
Outils
Facteur de succès
Comité de pilotage (COPIL)
Comité de direction (CODIR)
Réunion de coordination technique
Réunion de clôture ou Réunion de fin de Projet (RFP)
Réunion de fin de projet interne
Bilan du projet
Synthèse des conseils pour des réunions réussies
Sources
Pourquoi les déteste-t-on ?
Tout comme les outils de gestion de projet ou liés à la Qualité et l’Amélioration continue, les réunions ne sont guères populaires auprès des équipes.La plupart du temps, lorsqu’on vous dit que vous allez dans un meeting, c’est rarement l’euphorie, voire un véritable désenchantement.
Elles sont plus souvent source de mécontentement qu’autre chose.
Les réunions n’ont pas bonne presse et ça s’explique facilement : la moitié (et je suis gentil) sont chronophages, ne vous concernent pas, sont improductives ou pire, totalement inutiles.
Et elles sont bien trop nombreuses ! Beaucoup d’entre vous passent plus de temps en réunion qu’à traiter les activités essentielles dont vous avez la responsabilité.
Par nécessité pour certains, cela conduit à travailler à autre chose pendant ces réunions. La conséquence directe est de n’écouter que d’une oreille, au risque d’être considérés comme inattentifs voire donner l’impression de ne pas particulièrement se sentir intéressés.
Sauf que dans l’écrasante majorité des cas, c’est parce qu’ils ne peuvent pas faire autrement : les personnes sursollicitées par des réunions n’ont pas un agenda extensible à l’infini et ils ont aussi des actions à mener.
Sans parler du grand classique pour les plus sollicités, la programmation de plusieurs réunions simultanées en même temps avec le choix cornélien de devoir passer si possible de l’une à l’autre.
La conséquence directe est d’avoir des absents parmi les acteurs indispensables, car invités à plusieurs réunions sur un créneau horaire identique.
En conclusion, il est hélas facile d’être submergé par des réunions :
Trop longues et trop nombreuses, rendant l’accomplissement des autres activités difficiles .
Avec des objectifs mal définis et des digressions ayant pour répercussion que des sujets importants ne sont pas traités.
D’AUTRES ELEMENTS ?
À partir de ce constat, quelles pistes avons-nous pour faire mieux au service de nos projets ?
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Pourquoi doit-on les aimer ?
Ne pas apprécier les réunions est une chose qui s’entend, pour toutes les raisons énoncées ci-dessus.La contradiction s’affirme avec le fait que tout le monde a parfaitement conscience que ces mêmes réunions sont souvent primordiales à la réussite du projet qui s’y rattache.
Sans compter l’importance d’avoir une communication constructive entre les acteurs du projet, c’est le moment qui va permettre de traiter des problèmes, d’arbitrer et de prendre des décisions incontournables à la poursuite du projet.
Plutôt que d’y tenir tête et d’y aller à contrecœur, une bonne solution est au contraire de les accepter en ayant toutefois l’idée de les remodeler pour qu’elles soient ce qu’elles doivent être : un maillon essentiel de la communication au sein des équipes pour faire avancer projets et organisations dans un but commun.
Et cela passe par des principes et règles de bon sens qui doivent être appliqués du mieux possible et par le plus grand nombre.
Comment bien organiser sa réunion
Logistique
Réunion en présentiel
Si elle a lieu en présentiel, la zone ou la salle de réunion dédiée doit être idéalement à proximité immédiate des bureaux des acteurs pour éviter que tout le monde soit bloqué sur la durée de la réunion. Sans compter les temps de trajets superflus.La réunion à distance, cas particulier qui ne l’est plus
Un cas particulier, mais devenu finalement tellement commun et courant que cela fait désormais partie intégrante de beaucoup d'entreprises.Sans parler des évènements sanitaires qui ont conduit au confinement et au recours au télétravail massif pour un grand nombre de métiers, il était déjà ancré dans nombre d’organisations avec la mondialisation et l’internationalisation.
L’avantage est de convier la personne qu’au moment où son intervention est nécessaire, plutôt que lui bloquer tout le créneau.
Responsabiliser et impliquer d’autres personnes
Prenons un exemple pour illustrer :Constat :
Dans le cadre d’une étude de conception, le chef de projet technique :Fais un point avec son concepteur pour recueillir les informations d’avancement et les problèmes rencontrés,
Puis il va se rendre à une réunion technique avec des interlocuteurs extérieurs pour justifier l’avancement et discuter des points ouverts,
Puis au final, va venir expliquer à son concepteur ce qui a été décidé, ou pas.
Pour un même sujet, on a donc trois réunions et deux personnes potentiellement insatisfaites :
L’une, car elle multiplie les réunions, l’empêchant de mener à bien toutes les tâches confiées dans de bonnes conditions et l’obligeant à tout régenter même si ce n’est pas voulu ni souhaité.
L’autre, car elle n’est pas suffisamment impliquée dans l’activité qu’on lui a déléguée : cette dernière peut alors ressentir de la frustration et un sentiment d’un manque de reconnaissance, ainsi que l’impression que ses capacités et son engagement ne sont pas valorisés à leur juste niveau.
Or ces éléments sont essentiels à une bonne gestion des talents et des carrières.
Solution potentielle
Si au contraire le concepteur va directement à la réunion à la place du chef de projet, c’est un pas en avant : avec le compte-rendu, les actions ou les décisions à valider sont énoncées et tout le monde a été à sa place.Risque et opportunité
Le risque est que le concepteur ne soit pas prêt et n’ait pas les bons réflexes ou la méthodologie adéquate, sans parler d’un manque de confiance en soi.Cela peut être compensé par une période de tutorat : accompagnement du concepteur par le chef de projet à la réunion pour l’aider et le seconder.
Dans tous les cas, on a déjà enlevé une réunion et rapidement, le concepteur saura être autonome. Le client sera aussi rassuré et appréciera généralement l’initiative qui est un gain de temps pour tous.
En plus, l’implication sera valorisée et le sentiment de reconnaissance renforcé.
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L’ordre du jour
Avoir une animation qui suit l’ordre du jour : le pire ennemi de la réunion, c’est de parler d’autre chose que ce qui est prévu. Que ce soit légitime ou non, lorsque le temps consacré à la réunion est écoulé, des problématiques critiques risquent de ne pas être abordées.Si on garde notre exemple de réunion de conception qui a pour objectif de discuter des points ouverts techniques, est-il pertinent d'évoquer les prochains jalons d’avancement à programmer ou un questionnement commercial ?
Non. Ce qui ne veut pas dire que ce n’est pas important, c’est simplement hors sujet.
Et si l’on désire que la réunion soit efficace et que les thèmes essentiels soient traités comme prévu dans le temps imparti, il faut s’y tenir.
Cela signifie que l’animateur doit être suffisamment ferme (et soutenu) pour éviter les digressions.
Le Compte-rendu
QuiQuoi
Comment
Pourquoi
Par contre, il est essentiel de noter dans les actions à engager après la réunion : une réunion doit permettre d’avoir un effet concret, par des décisions et des actes.
Cela signifie qu’il est également primordial d’indiquer les objectifs atteints et ceux qui n’ont pas pu l’être, que ce soit par manque de temps, d’éléments manquants…
L’important est d’avoir une traçabilité de ces objectifs pour qu’ils puissent être débattus ultérieurement ou en parallèle.
Sans parler du fait qu’il faut informer l’ensemble des acteurs concernés par les conclusions de cette réunion de ce qui a été traité et des actions associées à mener.
Les incidents et leurs solutions
Bien évidemment, cela ne signifie pas qu’il n’y aura pas d’écueils et que tout se passe toujours parfaitement bien.Sans parler des grands classiques comme la salle de réunion finalement indisponible, focalisons-nous sur les incidents liés aux acteurs de la réunion à travers quelques exemples :
Il y avait un ordre du jour ? Je ne l’ai pas lu.
J’avais des actions à mener qui avaient été prévues lors de la réunion précédente ? Ah désolé, je n’ai pas eu le temps.
Une solution peut consister à programmer des emails de relance avec un délai en même temps que les actions : le destinataire reçoit ainsi un rappel lui indiquant qu’il a à traiter tel sujet.
Il est primordial de trouver le moyen d’impliquer et responsabiliser ces personnes avec bienveillance.
Moi je ne suis pas venue pour ça, j’ai un problème que je veux régler aujourd’hui et celle qui peut m’aider est là.
Il est indispensable d'être très attentif à ce qu’un tiers ne prennent pas le contrôle de la réunion et l’utilise pour ses propres objectifs, évitez à tout prix de le laisser faire !
Autrement, l’organisateur de la réunion n’aura plus aucune légitimité.
Dans la mesure du possible, il faut néanmoins l’épauler pour trouver une solution !
Par exemple : “prenez 5 minutes tous les deux à la fin de notre réunion pour en discuter, elle se termine dans 45 minutes”
D’autres éléments pour compléter ?
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Les types de réunions
AIC : animation à Intervalle Court
Aussi appelée SIM (Short Interval Management), c’est une réunion courte (15 minutes généralement) qui a lieu généralement debout.Tour de table
On ne dédie pas forcément une salle à ces réunions, mais il est indispensable d’avoir un support visuel (tableau d’affichage par exemple) associé à de quoi prendre des notes (tableau, Post-it, …) : cela peut être concilié à la mise en place d’un management visuel et d’un Obeya.Si vous voulez en savoir plus à ce sujet, je vous invite à lire mon article sur le Visual Management qui est l’outil qui s’associe naturellement avec les AIC.
La fréquence est courte. Ça peut être quotidien, voire plusieurs fois par jour, sur des cycles très rapides de développement.
2 éléments clés à retenir : “looking back” et “looking forward” : on se souvient de ce qu’on a fait la veille, de ce qu’on va faire aujourd’hui et enfin de quels problèmes on rencontre.
L’objectif est donc de :
Partager un état des lieux : ce que traite actuellement chaque membre de l’équipe)
Quels sont les problèmes rencontrés et
Quelles sont les prochaines actions associées ?
Pour des réunions à distance, vous pouvez utiliser des outils comme Trello qui permettent de structurer efficacement ce type de réunion et d’offrir la possibilité à chaque membre de l’équipe de mieux comprendre, d’intervenir si nécessaire et d’être impliqué dans le processus d’ensemble.
Et le tout avec un temps consacré court.
Avantages
Associé au management visuel, ça offre à l’équipe :D’avoir un tour d’horizon de l’avancement ;
D'instaurer une culture de l’amélioration continue ;
D’être agile et flexible à l'apparition de problèmes qui compromettent les objectifs ;
De se recentrer sur la création de valeur ;
De partager rapidement l’information ;
D’impliquer les équipes ;
De standardiser et harmoniser les pratiques entre les projets, enrichissant ainsi leur pilotage.
À mettre en place :
Méthodologie et plan de communicationDéfinition des indicateurs et des objectifs
Création et mise en place du management visuel
Organisation des réunions périodiques
Facteurs de succès
L’implication et la franchise de tous sont essentielles : ce sont les deux éléments qui vont permettre d’avancer, d’utiliser l’intelligence collective pour résoudre des problèmes et éviter les mauvaises surprises ultérieurement.Réunion de lancement
Autrement appelée RLP pour Réunion de Lancement de Projet, l’objectif est de démarrer le projet en mettant toutes les chances de son côté.Acteurs :
Potentiellement tous les acteurs du projet, mais à minima ceux associés à la première phase de développement.Pour cela, on fait avec les intervenants concernés.
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Organisateur :
Généralement le chef du projet.Pré-requis
Il faut avoir listé au préalable :Le sujet,
Les acteurs,
Les données d’entrées identifiées et celles qui sont nécessaires,
Les points de vigilance,
Les jalons (macro-planning).
Ces éléments sont généralement recueillis par le chef du projet.
Facteur de succès
Une excellente préparation avant la réunion : lors de cette dernière, il faut être capable d’aller à l’essentiel pour établir tout ce qui fonctionne et identifier ce qui ne convient pas encore.Gate reviews
Acteurs
Les acteurs du projet capables de juger cette conception et appartenant à des services tels que le bureau d’études, des méthodes ou de la production assistent à cette réunion.Objectif
L’objectif est de déterminer si les travaux entrepris jusqu’à présent correspondent bien à leurs attendus et au cahier des charges.Attention, il ne s’agit pas de remettre en question la conception en ajoutant de nouvelles exigences ou règles.
Autrement, il peut y avoir un impact financier et un retard potentiel pour le projet.
C’est pourquoi la communication entre services, notamment du bureau d’Études et de la production, est primordiale en démarrage de projet afin de se mettre d’accord.
Réunion de réception - livraison
Pouvant aussi être appelée revue de conception ou revue de définition selon les cas.Acteurs
Les acteurs du projet capables de juger cette conception et appartenant à des services tels que le bureau d’études, des méthodes ou de la production assistent à cette réunion.Objectif
Valider les livrables liés à l’activité et l’avancement associé.Réunion d’Avancement
Objectifs
Collecte d’informationsAnalyse
Plan d’action
Indicateurs (SMART ?)
Outils
Tableau de bord, planningLien ?
Facteur de succès :
La régularité est primordiale.La fréquence dépendra principalement des cycles de conception et du contexte. Elle est typiquement bien plus rapide pour un projet de développement d’un logiciel que celui d’un projet industriel d’envergure.
Elle pourra ainsi être aussi bien quotidienne, hebdomadaire que mensuelle.
Comité de pilotage (COPIL)
Comité de pilotage (COPIL)Comité de direction (CODIR)
Comité de direction (CODIR)Réunion de coordination technique
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Réunion de clôture ou Réunion de fin de Projet (RFP)
L’objectif est de faire un bilan du projet conjoint entre le client et son prestataire.En prérequis, il faut que les outils de suivi et les documents de validation et de satisfaction soient disponibles et à jour.
Réunion de fin de projet interne
Si le projet est conséquent (et donc les acteurs nombreux), il est préférable dans un premier temps de réaliser une réunion de fin de projet en interne ; client comme prestataire.Cela permet d’aborder des sujets plus sensibles et souvent non communiqués à son partenaire, comme la rentabilité financière pour le fournisseur ou la performance comparée de plusieurs prestataires pour le client ou encore la satisfaction technique et commerciale pour chacun d’entre eux.
De plus, lors de la réunion de clôture commune, ils pourront ainsi confronter les points de vue respectifs plus rapidement et en tirer les conclusions les plus pertinentes possibles et en allant à l’essentiel.
Bilan du projet
De manière générale, on peut mesurer entre autres :L’évolution du projet, qui peut s’être simplifié ou au contraire complexifié par rapport à l’état initial.
C’est un bon indicateur pour évaluer la maturité du prestataire comme du client à gérer cette typologie de projet, particulièrement lors de sa préparation et en réactivité aux aléas.
Les écarts (positifs comme négatifs) par rapport aux engagements pris en début de projet notamment en ce qui concerne les livrables, les délais, la communication et bien sûr, les coûts.
Ces écarts doivent être qualifiés et quantifiés.
Ce bilan permet ainsi d’obtenir une synthèse du projet et un de bâtir un retour d’expérience permettant le cas échéant de mettre en place des actions d’amélioration et les obligations associées pour les futurs projets.
Le client a tout à y gagner à faire ce constat : non seulement ça permet de synthétiser l’évaluation de son prestataire, mais ça lui donne aussi des axes de progrès pour maximiser la gestion de ses projets faisant appel à de la sous-traitance, mais également pour optimiser son organisation et ses processus internes.
Cela peut passer par une réunion d’information avant le début du projet pour en expliquer le fonctionnement ainsi que la mise à disposition d’une documentation.
Synthèse des conseils pour des réunions réussies
Synthèse des conseils pour des réunions réussiesLe bon nombre de participants.
Une organisation et une communication claire avant et après la réunion.
Un ordre du jour.
Un compte-rendu.
Une animation guidée.
Je vous invite à lire mon article concernant la motivation de vos équipes.
Sources
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