Comment Gérer et bien Choisir ses Sous-Traitants pour des Prestations Intellectuelles ?
Introduction
Avant de sous-traiter, les questions à se poser
La gestion efficace de la sous-traitance
Gestion de panels fournisseurs
Gestion contractuelle
Communication
L'assurance qualité fournisseur
Comment choisir un sous-traitant
Les critères (non exhaustif) à prendre en considération
La négociation
Les engagements du sous-traitant
La qualité des livrables : l'engagement de résultat
Les difficultés et obstacles rencontrés
Plusieurs sous-traitants pour le même projet
Sources
RENDRE L'ARTICLE PLUS POSITIF : LES FACTEURS DE SUCCES plutôt que les désavantages ou risques ou…
Introduction
La sous-traitance, notamment dans l’ingénierie, est devenue incontournable ces dernières années.Ce phénomène est notamment lié à la taille, la variété des compétences et technologies nécessaires et la complexité des projets qui ne cesse de s’accroitre.
Les entreprises font face à un manque de temps ou à des ressources ou compétences insuffisantes pour traiter ces projets dans leur globalité, nécessitant ainsi de faire appel à de la sous-traitance.
Avant de sous-traiter, les questions à se poser
Les activités visées ne sont pas réalisables en interne par votre entreprise ?
Vous ne pouvez pas aisément recruter des ressources ponctuelles pour ces activités ?
Des sous-traitants compétents sont-ils capables de réaliser ces activités (idéalement au pluriel, en cas de défaillance de l'un, vous avez une solution de secours) ?
Votre entreprise a-t-elle du personnel expérimenté avec ce type de gestion : qui a les compétences pour faire-faire efficacement (techniquement et commercialement) et pour superviser les activités des sous-traitants ?
Quelles sont les contraintes liées à cette sous-traitance, en termes d'activité supplémentaire ?
Les méthodologies du sous-traitant sont-elles en adéquation avec votre savoir-faire et les contraintes de ce projet ?
Vos règles métiers et vos méthodologies seront-elles comprises et acceptées par le sous-traitant ?
Quels sont les risques et contraintes, notamment avec vos clients, de faire appel à la sous-traitance ?
Vos clients sont-ils impliqués et accepteront-ils cette sous-traitance ?
Et enfin, la plus importante : le sous-traitant sera-t-il plus performant que votre entreprise si vous traitiez cette activité par vous-même ?
Toutes ces questions ne sont bien évidemment pas là pour vous inciter à croire que c'est trop contraignant et trop difficile et vous dégouter de la sous-traitance.
L'idée est au contraire de se poser les bonnes questions et ainsi pouvoir avoir une sous-traitance adaptée à ses activités et gérée dans de bonnes conditions.
Si certains points sont soulevés, il faut mettre en place les actions qui permettront de s'en prémunir.
Par exemple, si votre bureau d'études n'a pas l'habitude de gérer des sous-traitants, il est important d'accompagner le responsable du bureau d'études et les chefs de projets afin qu'ils aient les bons réflexes et les bons outils.
On en tirera ainsi tous les bénéfices et une plus grande sérénité.
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La Gestion Efficace de la Sous-Traitance
Au vu des coûts et des enjeux, afin d’en garantir la performance et sa rentabilité, il est indispensable de gérer ces prestations efficacement. Cela permet d’éviter les écueils les plus fréquents et de limiter au maximum les risques associés.Une bonne stratégie de gestion de sous-traitance permet en plus d’optimiser ces activités et d’avoir des impacts positifs en interne et en externe (notamment concernant la relation avec vos clients).
Pour cela, plusieurs axes et actions peuvent être menés selon les thématiques ci-après.
Gestion de panels fournisseurs
Lien vers lexiqueMettre en place et alimenter une base de données répertoriant les sous-traitants référencés avec leurs compétences pour accélérer le processus de décision.
Connaître vos chiffres : lorsque les marges sont serrées, le coût de la sous-traitance peut être un levier pour rester rentable.
Mettre en place et pouvoir analyser avec un retour d’expérience l’évolution de ces coûts est primordial et bien utile pour mener les négociations d’achats avec vos prestataires.
Développer une stratégie low cost (à bas prix) pertinente lorsque la nature des tâches et leur valeur ajoutée s'y prête.
Gestion contractuelle
Formaliser et harmoniser les procédures de sélection lors de l’émission d’un nouveau besoin (les demandes d’achats, les cahiers des charges…)Formaliser les contrats de sous-traitance ainsi que leurs annexes (NDA…), notamment : - Établir si possible un contrat cadre afin de simplifier celui spécifique au projet (lorsque vous travaillez régulièrement avec ce sous-traitant pour des activités similaires)
- Le périmètre d’activité, l’environnement et les enjeux.
- Les rôles et responsabilités (lien article)
- Les obligations (par exemple de qualité, de compétences, de normes…) et les conséquences en cas de défaillance. Elles doivent être accompagnées d’outils de contrôle et d’indicateurs pertinents pour être efficaces.
- Définir clairement les responsabilités managériales du sous-traitant.
- Le planning de livraison.
Communication
Planifier des points réguliers avec vos sous-traitants (comité de pilotage par exemple).Partager et vous assurer de l’appropriation des outils et méthodologies spécifiques à votre entreprise et qui permettront de respecter vos attentes et exigences.
Mettre en place une communication efficace et une implication du sous-traitant :
- Partage d’un outil de management de projet avec des mises à jour très fréquentes, comme un tableau de bord.
- Exiger des sous-traitants de vous informer immédiatement des problèmes et incidents rencontrés. Un dispositif de traçabilité des points ouverts est un vrai plus pour cela.
- Impliquer les sous-traitants dans les réunions de suivi du projet organisées par votre société.
- Identifier un interlocuteur dédié pour le projet dans votre entreprise et chez le sous-traitant (ainsi qu’un backup !) afin d’avoir un canal de communication ouvert en permanence et ainsi permettre aux acteurs d’être réactifs et adaptables.
La gestion de la sous-traitance de prestations intellectuelles nécessite qu’une personne soit dédiée à cette activité, à temps plein ou partiel :
- Pour le sous-traitant, il est important qu’il ait un interlocuteur privilégié, ce qui permettra d’informer rapidement et efficacement son client et de répondre à ses questions et doutes le cas échéant.
- Pour l’entreprise cliente, un point focal est un atout pour avoir une vue d’ensemble des opérations et processus. La gestion est bien plus commode et harmonieuse. Sans parler du fait que les négociations seront plus aisées et efficaces.
Si vous voulez en savoir plus sur les interactions entre sous-traitants et clients pendant un projet, je vous invite à lire l’article sur les rôles et responsabilités.
L’assurance qualité fournisseur
Auditer régulièrement les sous-traitants, que ce soit lié à un projet ou de manière plus globale.A développer
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Comment choisir un sous-traitant
Pour bien choisir son sous-traitant et mieux comparer les offres proposées.Les critères (non exhaustif) à prendre en considération :
L’expérience du métierLa compréhension du besoin et la lisibilité des livrables et coûts associés
Le respect de la planification demandée
Le degré de dépendance vis-à-vis de votre société
Les ressources humaines et matérielles proposées
La réactivité face aux problèmes rencontrés
La capacité à préparer ou corriger des documents contractuels ou techniques
La connaissance des processus qualité et les certifications
La solidité financière, notamment la trésorerie
La capacité à proposer des compétences supplémentaires dans un court délai
L’encadrement technique et managérial proposé
L’assurance qualité : les garanties proposées et l’adhésion aux exigences du client pour atteindre les objectifs fixés
La gestion des risques et le plan d’action prévisionnel associé.
La communication
La force de proposition, la capacité à se challenger (économie d’échelle, méthodologies, productivité…)
La capacité d’évolution, ses ambitions en opposition avec votre stratégie.
Ces critères sont à hiérarchiser en fonction de la nature et du volume de vos activités à sous-traiter, des exigences et contraintes des projets, de la variété des offres commerciales et techniques proposées…
Idéalement, il s’agit donc de mettre en place une grille de notation qui vous permettra objectivement de sélectionner le meilleur partenaire possible.
La Négociation
Les objectifs sont d’obtenir les conditions les plus avantageuses pour vous, mais aussi d’être serein quant à la réalisation des activités, sans oublier de contribuer à la pérennité des partenariats avec des fournisseurs stratégiques.La négociation consiste à trouver un compromis gagnant-gagnant qui va vous permettre d’atteindre vos objectifs et de respecter vos contraintes.
Quant au prestataire, il faut qu’il puisse être capable de respecter ses engagements et d’avoir intérêt à travailler avec vous.
Les Engagements du Sous-Traitant
La Qualité des Livrables : l’Engagement de Résultat
On peut indiquer dans les contrats des niveaux attendus de qualité et de délai.Attention : exiger que 100 % des livrables soient irréprochables à la première livraison est irréaliste.
On est généralement sur des cibles autour de 80-90 % pour la qualité et 90 %-95 % pour les délais.
Le sous-traitant doit cependant avoir pour objectif de viser le zéro défaut et le zéro retard.
A voir s’il est pertinent d’encourager le prestataire à atteindre cette excellence avec une valorisation financière ou un autre type de récompense.
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Les Difficultés et Obstacles Rencontrés
Plusieurs Sous-Traitants pour le Même Projet
Pour un même projet, un cas de figure rencontré de plus en plus fréquemment est d’avoir plusieurs sous-traitants ou partenaires qui doivent travailler de concert. Pour que l’équipe projet dans sa globalité soit efficace, cela nécessite d’établir une stratégie spécifique.Du fait des interdépendances entre eux quant à la réalisation des tâches confiées (par exemple, les livrables de l’un sont les données d’entrée de l’autre), la communication entre les sous-traitants peut s’avérer indispensable.
A minima, le chef de projet se doit d’être apte à informer les différents sous-traitants des problématiques rencontrées et des actions mises en place.
En effet, une défaillance de l’un des sous-traitants peut provoquer une réaction en chaîne et perturber le travail des autres sous-traitants.
Il est alors crucial d’avoir un système de management des sous-traitants fiable associé avec une évaluation constante de ces derniers.
Lien service gestion sous-traitance
Par ailleurs, afin d’éviter les oublis et de ne pas multiplier les réunions, le tableau de bord et l’outil de traçabilité des points ouverts communs sur le projet sont primordiaux.
Lien lexique ou article sur les tableaux de bords et management visuel.
L'alternative est de n’avoir qu’un seul sous-traitant en responsabilité pour un projet spécifique et que ce dernier prenne en charge la gestion des autres prestataires (fréquemment, un sous-traitant de rang 1 et des sous-traitants de rang 2).
C’est une sous-traitance en cascade (voir ci-dessous) Malgré tout, cela ne résoudra pas tous les problèmes de défaillance, car il n’est pas rare d’avoir en interne plusieurs services et sites travaillant sur un même projet.
Le management du projet dans sa globalité doit en tenir compte et l’entité responsable du projet se doit, idéalement, de gérer l’ensemble des acteurs comme des sous-traitants afin de les responsabiliser et d’optimiser le déroulement du projet.
La sous-traitance en cascade
Un sous-traitant indirect est le sous-traitant d’un sous-traitant.Le sous-traitant principal est appelé sous-traitant de rang 1 tandis que ses propres sous-traitants seront appelés sous-traitants de rang 2, 3... en fonction du degré de relation par rapport au premier rang.
Vigilance pour la maîtrise d’œuvre
Il y a un risque de dispersion des responsabilités entre les acteurs.Vigilance pour les sous-traitants de second rang.
“Le sous-traitant est considéré comme entrepreneur principal à l’égard de ses propres sous-traitants” (loi 75-1334 du 31 décembre 1975, article 2).Cela signifie que, sauf accord contraire, le risque de non-paiement pour le prestataire de second rang n’est pas porté par le client principal.
Cela indique aussi que le sous-traitant de second rang doit faire preuve de vigilance et doit s’assurer de la solidité financière de son client direct.
De plus, il y a un “risque de captation de la propriété intellectuelle” par le sous-traitant de rang 1.
Vigilance pour les sous-traitants de premier rang
Tout comme le client final, il se doit d’être particulièrement attentif à la responsabilité et à la propriété intellectuelle.A compléter
Conclusion
Écrire une conclusion positive et ajouter des exemples où ça se passe bien = il faut avoir des sous-traitants !!!Sources
Effective project management de Garth g.f. WardSupplier Relationship Management de Stephen Easton, Michael D. Hales, Christian Schuh, Michael F. Strohmer
The Purchasing Chessboard: 64 Methods to Reduce Costs and Increase Value with Suppliers
Sous-traitant indirect (sous-traitant de nième rang) et sous-traitance en cascade
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