Les Rôles et Responsabilités du Sous-Traitant et de son Client


Introduction
Les Rôles du Prestataire
    Responsable commercial du sous-traitant
    Responsable Bureau d'Etudes du sous-traitant
    Chef de projet
    Pilote technique
    Référents techniques
    Contrôleur technique
Les Rôles du Client
    Responsable Achats
    Responsable Technique de la Prestation
    Responsable de la Sous-Traitance
    Responsables et Interlocuteurs Techniques
    Responsable Planning Projet
Les Outils
    Diagramme projet
    RACI : identifier qui fait quoi, et pourquoi
    Exemple
Sources

Introduction

Faire un organigramme type

Par la suite, on pourra détailler avec, par exemple
Chef de projet local -front office

Objectif : gérer localement le projet et ses composantes coûts, qualité et délai.
Affectation : qui le nomme et pourquoi. Le chef de projet local est nommé par le responsable du projet et approuvé par le responsable client.
Responsabilités : gérer le suivi des tâches, les livrables, que ces derniers soient conformes aux engagements, notamment temporels, de qualité ou de coûts.
Activités principales : identification des activités et planification, affectation des ressources aux activités, vérification de l’adéquation de ces affectations avec les engagements et les jalons projets, suivi des risques et du budget, communication avec le client.
Activités secondaires : réaliser les activités supplémentaires qui lui sont affectées ponctuellement, organiser les réunions, rédiger les comptes-rendus.
Expérience requise : connaissance des outils de la gestion de projet, connaissances générales de l’assurance qualité, Anglais, connaissances générales des technologies employées pour réaliser les études techniques, compétences bureautiques et des logiciels spécifiques.
Liens – relations : la position du chef de projet dans l’organigramme.

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Les Rôles du Prestataire


Responsable commercial du sous-traitant

Interlocuteur principal du département Achat du client. C’est aussi lui qui sera responsable de la gestion financière et la bonne exécution du contrat commercial liant le prestataire et son client.

Responsable Bureau d’Etudes du sous-traitant

Interlocuteur du responsable de la prestation du client, il a pour missions :

D’organiser la mise à disposition et de suivre l’évolution des besoins nécessaires en moyens matériels et de compétences.
De s’assurer que le projet atteigne ses objectifs et respecte ses engagements, notamment en matière de qualité, de délais et de confidentialité.

Chef de projet

C’est le pivot indispensable de l’équipe :

C’est l’encadrant fonctionnel de l’équipe de sous-traitants.
Son rôle principal consiste à être l’interlocuteur opérationnel du client au quotidien pour relayer les informations et les exigences du client : données d’entrées, contraintes techniques, charge prévisionnelle ...
Il est responsable du planning, de la distribution des activités selon les compétences requises et du reporting sans oublier la tenue à jour des outils de suivi (planning, suivi des points ouverts, tableaux de bord).
Enfin, il est le garant de livraison dans les temps et de la qualité des livrables.

S’il est seul à gérer le projet, il se doit d’être aussi responsable technique du projet :

L’interlocuteur technique du client et donc techniquement compétent, afin d’analyser les données d’entrées et de réaliser un soutien technique de ses équipes.
Être en mesure de proposer des solutions techniques pertinentes, de garantir le respect des normes, des règles de l’art et des exigences clients.

Pilote technique

Dans le cas où le chef de projet ne peut assurer le rôle d’interlocuteur technique du client, notamment pour des raisons de taille ou de complexité du projet, les deux missions du chef de projet décrit ci-dessus se décomposent de la façon suivante :

Le pilote technique va prendre la responsabilité technique, tandis que
Le chef de projet se focalisera sur l’organisation du projet et du suivi de l’avancement avec les aspects coût, qualité et délai listés ci-dessus.

Référents techniques

Si la taille ou la complexité du projet le nécessite, une décomposition du pilotage par typologie ou périmètre s’impose.

L’expertise est ainsi portée au sein de l’équipe de production par ces référents techniques, sous la direction du pilote technique ou du chef de projet.

Ils peuvent, par exemple, sur leur périmètre :

avoir la responsabilité technique de leur lot ;
être en charge de la communication avec les clients techniques en représentant le pilote ou le chef de projet ;
de mener les réflexions et être force de proposition avec une participation active à la résolution de problèmes.

Contrôleur technique

Indépendant de l’équipe de production :

il est responsable de la rédaction, de l’évolution, de la diffusion et de l’application des supports méthodologiques ;
il est garant de la mise en pratique et du respect des processus de contrôle validés avec le client ;
Il joue un rôle de support auprès des équipes pour favoriser l’appropriation des méthodologies. Il procède aux analyses et synthèses nécessaires pour réaliser un retour d’expérience efficace et ainsi participer à améliorer la qualité des livrables.

Enfin, si le projet l’exige, ce dernier atteste de la qualité des livrables avant la livraison au client. Pour cela, il se base sur les critères de vérification qui auront été établis auparavant et diffusés sous forme de checklists par exemple.

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Les Rôles du Client

Tout comme le prestataire, le client a besoin d’identifier les personnes qui prendront en charge la gestion de la prestation, commercialement ou techniquement.

Il est essentiel que ces rôles soient clairement définis pour fluidifier les échanges entre le client et son sous-traitant avec une communication constructive. Ainsi, cela permet de limiter les risques qu’une information importante ne soit pas manquante ou mal transmise.

Responsable Achats

A en charge l’achat des prestations intellectuelles, avec, non exhaustivement :

La confirmation de la faisabilité de la demande de prestation émise par le responsable de la prestation.
La vérification, la modification si nécessaire et enfin la diffusion du cahier des charges aux sous-traitants ciblés.
La sélection et la validation financière de la proposition commerciale du prestataire retenu.
La négociation commerciale.
La construction et la gestion de panels fournisseurs.
Le management des commandes et éventuellement de la facturation associée.

Responsable Technique de la Prestation

C’est l’interlocuteur principal du prestataire au quotidien,

Généralement à l’origine de l’émission du besoin et de l’élaboration du cahier des charges associé.

Prends part à la validation technique de la proposition du prestataire.
Son rôle est essentiel durant le projet, notamment pour la diffusion des données d’entrées et la validation des données de sortie.

Responsable de la Sous-Traitance

Gère les contrats et les activités faisant appel à des sous-traitants.

C’est la personne qui a aussi en charge la gestion et la résolution des conflits éventuels.

C’est un rôle transverse, entre responsables achats et techniques et les sous-traitants, qui consiste à gérer les consultations de l’émission du besoin jusqu’à son aboutissement :

En amont, s’assurer que le besoin est bien caractérisé : budget, planning, conditions d’interventions, spécificités attendues, définition des livrables, exigences, moyens humains et matériels.
Pendant la sélection, il ou elle analyse les propositions commerciales et techniques des sous-traitants, toujours en collaboration avec les achats et les services techniques.
Pendant le déroulement des projets notamment en suivant l’avancement dans le respect des engagements pris et en étant exigeant avec les sous-traitants pour les encourager à se dépasser.
À son dénouement, son autre mission consiste à s’assurer de la réussite des projets conclus avec des sous-traitants.

Responsables et Interlocuteurs Techniques

Comme pour le prestataire, si le projet est complexe ou volumineux, il est nécessaire de décomposer le rôle technique avec une ou plusieurs personnes à même d’endosser ces responsabilités.

Responsable Planning de Projet

De la même manière, une personne peut être affectée spécifiquement à la planification si le projet par sa complexité le nécessite.

C’est généralement un rôle transverse avec les organismes qui vont participer aux projets. Par exemple : le Bureau d’Etudes, des méthodes ou encore les services, industrialisation, production ou achat.

Son objectif consiste à recueillir les contraintes planning de livraison, de réalisation et de logistique afin de trouver une conciliation et proposer un échéancier pragmatique et acceptable par les différentes parties.

Le sous-traitant doit pouvoir s’y tenir ou, dans le cas contraire, alerter et participer à l’élaboration de solutions pour réduire ou neutraliser l’impact négatif.

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Les Outils



Diagramme projet


À développer

RACI : identifier qui fait quoi, et pourquoi

RACI est un outil qui permet d’identifier les rôles et responsabilités sous forme de matrice.

L’acronyme RACI est composé de :

R : Responsible – Réalisateur : qui accomplit la tâche ;
A : Accountable – Approbateur : qui valide, qui est responsable de l’action ;
C : Consulted – Consulté ou Contributeur : dont l’avis est nécessaire avant qu’une décision soit prise ;
I : Informed – Informé : qui doit connaître les choix adoptés ou des travaux terminés (mais qui n’est pas indispensable pour le processus d'élaboration).

Une variante est RASCI avec l’ajout de Supportive : qui peut apporter son Soutien en fournissant des ressources ou en aidant lors de la mise en œuvre.

Si une partie de la tâche peut et a été déléguée, cela permet de différencier la personne qui l'accomplit (le "R") de celles qui vont l’assister (le ou les "S").

Exemple

à refaire Image RACI/RASCI à faire + intégrer

Étapes pour l’utiliser

1. - Établir tous les processus et activités, puis les inventorier dans le tableau.
2. - Identifier l’ensemble des rôles et les lister dans le tableau.
3. - Compléter le tableau : pour chaque activité, quel rôle représente le R, A, S, C ou I ?
4. - Résoudre les problèmes de chevauchements et d’écarts.

Remarques

Il y a toujours au moins un “R” pour chaque action !
À contrario, avoir plusieurs R signifie que plusieurs personnes ou groupes sont chargés d’accomplir une même tâche. Il est pertinent de regarder s’il n’est pas possible de décomposer cette tâche et ainsi de séparer les responsabilités.
Il y a autant de “C” que nécessaire.
Il faut idéalement plafonner à un le nombre de “A” pour chaque sujet.

Sources

https://racichart.org/

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