Services et Accompagnement : Sous-Traitance des Départements Techniques
A. Identifier et Sélectionner vos Sous-Traitants
1. Vos Enjeux et Objectifs
Vous voulez :
La meilleure solution de sous-traitance économique et adaptée à vos besoins et contraintes.
Sélectionner plus rapidement et efficacement vos sous-traitants.
Connaître les moyens à y associer.
2. Nos Solutions
a) Enquêter sur vos Besoins de Sous-Traitance
Identifier ce qui peut être sous-traité parmi vos activités, pourquoi et comment.
b) Étude de Faisabilité du Projet
Mener une étude de faisabilité (lien lexique), notamment en examinant vos forces et faiblesses afin d’évaluer la probabilité de succès de votre projet de faire appel à la sous-traitance.
Y associer une analyse coûts - bénéfices (ACB) (lien lexique) pour en établir sa potentielle rentabilité.
c) Déterminer les Types de Sous-Traitance et les Modes d’Engagements idéaux
Pour éviter au maximum les aléas et les dérives financières et techniques associées, nous vous aiderons à déterminer la solution (intérim, externalisation ou sous-traitance) et le mode d’engagement (assistance technique, forfait ou pôle de compétences) les plus adéquats pour vous.
Pour en savoir plus, mon article qui détaille les types de sous-traitance et celui concernant les modes d’engagements.
d) Élaborer et Concrétiser un Plan de Transition
Nous vous accompagnons pour rendre possible un passage fluide vers la sous-traitance.
Pour un projet pilote sélectionné, nous élaborerons avec vous un plan de transition incluant :
Le cadre d’application et les responsabilités des acteurs.
Une feuille de route avec des jalons réalistes et ambitieux.
Des indicateurs qui permettront d’en valider la réussite.
En parallèle, un plan de communication interne pour impliquer et rassurer les équipes.
e) Accompagnement à la Sélection des Sous-Traitants
Nous vous proposons un accompagnement adapté pour des projets d’envergure et des projets dont la structure est inédite ou complexe (un pôle de compétences par exemple).
Nous serons là pour :
Construire avec vous un Cahier des charges.
Analyser les offres des sous-traitants.
Identifier les risques et les opportunités d’économie.
Participer aux soutenances et au débriefing pour aider à la sélection.
Retour en haut de la page
f) Sélection d’un Panel Fournisseur resserré et élaboration de contrats-cadres
Cette démarche peut être adaptée à toutes les entreprises pour peu qu’elles fassent régulièrement appel à de la sous-traitance et soient désireuses d’optimiser ce processus.
Si c’est votre cas, notre objectif sera de vous accompagner pour instaurer des partenariats sur plusieurs années avec vos sous-traitants principaux selon deux axes :
Sélectionner un panel resserré de prestataires (moins de 5 en général) qui prendront en charge l’ensemble des futures activités à sous-traiter.
Homogénéiser le processus et les clauses contractuelles avec la mise en place de contrats-cadres (lien lexique) (ou accord-cadre).
Nous vous aidons ainsi à :
Vérifier et valider la faisabilité de ce dispositif de sous-traitance.
Élaborer un contrat-cadre optimisé.
Définir des critères de sélection et un système de notation.
Analyser et comparer les propositions commerciales et techniques des sous-traitants.
Identifier des risques et des opportunités d’économie.
Participer aux soutenances et débriefings pour contribuer à la sélection.
Pour en savoir plus, je vous invite à lire notre article « Panel Fournisseur et Contrat-Cadre »
3. Résultats Attendus
Cette approche vous permettra :
De consulter et choisir judicieusement vos fournisseurs.
D’effectuer une transition efficace et sereine vers des activités sous-traitées.
D’avoir des contrats-cadres homogénéisant règles, exigences, tarifs et conditions.
D’anticiper les aléas et de gagner en visibilité.
De gagner en confiance et de rassurer vos partenaires.
D’économiser des ressources et du temps.
Retour en haut de la page
B. Structurer la Sous-Traitance
1. Vos Enjeux et Objectifs
Vous voulez :
Des outils et méthodes pour suivre, encadrer et responsabiliser vos sous-traitants.
Des solutions pour fédérer vos équipes malgré la méfiance voire la défiance que la sous-traitance peut leur inspirer.
Vous assurer de la confidentialité et de la propriété intellectuelle (lien article) pour vos projets et ceux de vos clients dont vous avez la charge.
Protéger vos idées et votre savoir-faire en co-traitance, en partenariat ou avec des sous-traitants.
2. Nos Solutions
a) Organisation de la Sous-Traitance
Nous vous proposons :
D’adapter ou de mettre en place des outils de gain de temps pour l’accompagnement de vos sous-traitants (lien article), avec la création ou l’amélioration de modèles : cahier des charges, contrat, demande d’Achats (DA), commande, facture…
Lien article “comment bien intégrer vos sous-traitants à vos projets”
De définir les rôles et responsabilités de chacun pour s’assurer d’une bonne communication bilatérale et d’amener les acteurs à une relation gagnant-gagnant.
Lien vers article “rôles et responsabilité du sous-traitant et de son client” et article “comment bien intégrer vos sous-traitants à vos projets”
De déterminer les modes d’engagements appropriés aux activités que vous souhaitez sous-traiter ou que vous sous-traitez : forfait, pôle de compétences ou assistance technique.
Lien vers article “les modes d’engagements”
De vous accompagner en participant au suivi opérationnel de vos sous-traitants.
b) Confidentialité
Afin de vous assurer du respect du niveau de la confidentialité pour la réalisation de votre projet, nous pouvons vous accompagner pour :
Définir les obligations qui doivent être prises contractuellement par les sous-traitants.
Mettre en place des outils de suivi et d’encadrement.
Rédiger des documents associés : clauses contractuelles, accord de non-divulgation (NDA – Non-Disclosure Agreement)…
Lien vers article ou lexique sur les clauses, accords…
c) Propriété Intellectuelle
Lorsque vous faites appel à la sous-traitance, pour la sauvegarde de votre propriété intellectuelle et celle de vos clients, nous vous accompagnons pour :
Protéger vos idées et votre savoir-faire.
Maîtriser votre sous-traitance.
Rassurer vos clients et vos partenaires.
Lien article extérieur sur ce domaine juridique pour donner des détails.
3. Résultats Attendus
La sous-traitance est structurée, encadrée et efficace :
Vos collaborateurs sont engagés dans la démarche.
La communication est fluide, facilitant la gestion.
La confidentialité et la protection de vos savoir-faire sont respectées.
Vous êtes rassurant (et rassuré).
Vos résultats s’améliorent grâce notamment à l’engagement de résultats et de moyens de vos sous-traitants.
Retour en haut de la page
C. Optimiser votre Sous-Traitance
1. Vos Enjeux et Objectifs
Vous voulez aller plus loin avec :
Une sous-traitance adéquate, maîtrisée et rentable dans le temps.
Une optimisation de vos coûts d’études.
2. Nos Solutions
a) Optimisation de la Sous-Traitance
Une fois lancées les activités confiées à la sous-traitance, nous vous proposons un accompagnement sur le long terme avec :
Un plan de progrès personnalisé, concret et chiffré avec des objectifs quantifiables partagés avec les sous-traitants concernés.
Ce plan de progrès sera fondé selon les axes d’amélioration identifiés, les risques et les opportunités d’économie ainsi que les retours d’expérience potentiels.
Des moyens de s’assurer du respect des engagements pris par vos sous-traitants : enquêtes de satisfaction, notation (lien lexique) ; audit, reporting…
b) Externalisation Low Cost
Si l’organisation en sous-traitance est fonctionnelle et mature, il est intéressant d’envisager une stratégie d’économie d’échelle avec la mise en place d’une sous-traitance externalisée low cost (lien lexique).
Cela consiste à :
Analyser vos besoins, valider la faisabilité et construire la solution la plus adaptée.
Vous accompagner à la rédaction du cahier des charges et à la sélection de vos prestataires potentiels.
Construire et organiser un front-office et un back-office avec une stratégie spécifique de communication.
Mettre en place des outils personnalisés de supervision combinés à des indicateurs de performance (KPI).
Vous guider pour s’assurer du bon fonctionnement de ces prestations avec notamment la prise en compte des impératifs et contraintes inhérentes à vos projets.
Vous donner des pistes pour challenger vos fournisseurs.
Si vous souhaitez en savoir plus, je vous invite à lire mon article consacré à ce sujet (lien article – en rédaction) ou à me contacter.
3. Résultats Attendus
L’application du plan de progrès vous permettra :
De réduire les coûts durablement sans perdre en qualité.
De veiller à la réussite des activités sous-traitées.
D’accroître l’engagement de résultats et de moyens de vos sous-traitants.
L’organisation d’une solution d’externalisation “low cost” rendra possible de :
Réduire les coûts durablement sans perdre en qualité.
De vous recentrer sur vos activités à haute valeur ajoutée, valorisantes et valorisées.
Retour en haut de la page