Service d'Accompagnement des Départements Techniques : Organisation
A. Identifier vos Forces et Faiblesses Organisationnelles
1. Vos Enjeux et Objectifs
Vous voulez :Optimiser l’organisation du service et faire mieux avec moins.
Améliorer la rentabilité avec une vision claire des coûts et de la valeur acquise.
Mettre en place une culture d’amélioration continue.
2. Nos Solutions
a) Analyse de l'Existant
Avec Impartialité, Indépendance et Confidentialité :Avec impartialité, indépendance et confidentialité :
À l’aide si nécessaire d’une étude de cas réelle, réaliser une enquête de terrain auprès des acteurs principaux de votre département technique ou de votre Bureau d’Études.
L’objectif est d’en comprendre le fonctionnement, recueillir un retour d’expérience et se l’approprier.
Synthétiser les observations pour que vous ayez une vision claire, concise et objective de votre organisation.
Identifier les sujets d’amélioration les plus intéressantes : en appliquant par exemple le principe de Pareto qui considère que 20 % des actions sont responsables de 80 % des effets.
b) Propositions concrètes d’amélioration
Afin de mieux vous orienter et vous proposer les solutions les plus adaptées, voici les thématiques d’améliorations :
Les processus lien juste en dessous “structurer vos projets”.
La gestion financière lien “Service/Département/rentabilité et performance”.
La planification des projets lien “Service/Projets/Planification”.
L’organisation des projets lien “Service/Projets/Organisation”.
La communication et les réunions lien en dessous “optimiser la communication des équipes”.
La gestion des compétences lien “Service/Département/compétences et gestion des talents”
La mise en place et la gestion de la sous-traitance lien service/département/sous-traitance.
L’assurance qualité d’un produit ou d’un service. Lien “service/projets/qualité”.
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B. Structurer l’organisation de vos projets
1. Vos enjeux et objectifs
Vous voulez :
Maximiser votre gestion de charge et atteindre l’occupation optimale et productive.
Des ressorts pour diminuer vos coûts et améliorer la rentabilité.
Pour des solutions spécifiques à un projet déterminé : lien service/projets/coûts
2. Nos solutions
a) Conseil en stratégie et propositions d’optimisation
Pour affermir vos objectifs de performance, nous déterminerons avec vous ce qui doit être accompli, et par quels moyens.
Harmonisation des processus avec des recommandations de simplifications ou de regroupements (entre sites, services…).
Mise en place de référentiels méthodologiques.
Par la capitalisation, qui consiste à établir ou consolider de “bonnes pratiques” (best practices) puis à créer et adapter les méthodologies sur mesure.
Propositions de formations et coaching pour valoriser les équipes et des processus.
b) Gestion de charge d’un Bureau d’Etudes en multi-projets
Pour planifier et gérer vos projets :
Mise en place ou optimisation d’outils de planification.
Gestion des compétences sur plusieurs projets avec prise en compte des congés, etc.
Introduction à la notion de renforts (backup) pour mieux gérer les aléas et rassurer vos clients et vos chefs d’équipes.
c) Externalisation et sous-traitance
En fonction de vos produits et processus, afin de gérer votre charge, vos besoins ponctuels en compétences et optimiser vos coûts d’étude :
S’appuyer sur d’autres sites internes ou externes (à bas prix ou non) (lien service plus bas),
Faire intervenir de la sous-traitance (lien de service plus bas).
Voir les services de sous-traitance
3. Résultats attendus
La motivation et l’implication de vos équipes grâce à des processus harmonisés et sur mesure.
Une charge maîtrisée et optimisée avec des outils adaptés pour la piloter.
Un retour sur investissement (ROI) rapide, notamment en réduisant vos coûts d’études et d’inoccupation.
Cette approche s’associe à nos services en gestion financière : lien service/département/rentabilité/optimiser votre rentabilité
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C. Optimiser la communication des équipes
1. Vos enjeux et objectifs
Vous voulez :
Donner envie aux gens de travailler ensemble et renforcer la cohésion des équipes.
Dans des situations complexes ou de crise, coordonner projets et équipes avec bienveillance et efficacité.
Rendre les réunions plus productives et mieux acceptées.
2. Nos solutions
a) Optimisation des organisations
Chaque organisation est unique (traditionnelle ou matricielle, multisites ou à distance, simple ou avec de nombreux interlocuteurs internes ou externes…) et a ses défis à relever.
Nous vous aiderons à :
Instaurer une meilleure communication avec les fournisseurs internes et externes avec des rôles et responsabilités définis, compris et assumés.
Ajuster votre organisation au télétravail et au travail à distance en général, sans précipitation et sur le long terme.
Notre Article : Les rôles et responsabilités du sous-traitant et de son client
b) Gestion des réunions
Indispensables aux projets et au management, notamment pour la prise de décision, elles sont aussi souvent source de frustration et paradoxalement de problèmes de communication.
Avec impartialité et objectivité, nous vous apporterons un œil extérieur pour choisir : Quelles réunions sont vraiment nécessaires ?
Sous quelle forme les programmer et à quelle fréquence ?
Les acteurs et intervenants incontournables.
Les résultats attendus et réels.
En parallèle, nous vous accompagnerons pour améliorer l’organisation des réunions.
Si requis, nous définirons des processus pour pouvoir efficacement les préparer, les animer et y participer. L’objectif est qu’elles se concrétisent par des actions et des décisions.
Notre Article sur l'Organisation et l'Optimisation des Réunions
c) Communication/Animation
Pour aller plus loin, en fédérant vos équipes internes et externes avec :
Des animations d’équipe et de groupe, en alimentant la réflexion collégiale, renouant ou améliorant ainsi le dialogue et la communication en interne et en externe.
La mise en place d’outils de gestion de tâches collectives et individuelles, comme le PDCA (Plan Do Check Act) ou la matrice d’Eisenhower.
Le suivi des progrès réalisés par la sélection des objectifs à piloter et leurs indicateurs dédiés.
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d) Mise en place de management visuel
Associés à l’efficience de vos réunions de pilotage de projet et du changement, nous sélectionnons avec vous les informations utiles à l’équipe et proposons un affichage pertinent.
Idéalement, nous instaurons une solution complète “Obeya” qui permet de consacrer un lieu pour partager, animer, travailler et décider efficacement.
Lien article sur le management visuel
3. Résultats attendus
Lorsque vous pilotez vos projets, gérez votre service ou encore que vous accompagniez un chantier de conduite du changement (lien lexique), avec le management visuel et l’Obeya :
Vos réunions sont plus vivantes, attrayantes et efficientes pour vos collaborateurs et partenaires, même à distance.
La résolution de problèmes est dynamisée et vous en retirez des enseignements positifs (retours d’expériences – Best Practices).
Les informations circulent et sont mieux partagées.
Les décisions sont prises plus rapidement et avec discernement.
La communication entre services est fluide et agile.
Vos équipes sont soudées et organisées.
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